To jedno z tych pytań, które na starcie planowania eventu firmowego prawie na pewno się pojawi. Czy lepiej zorganizować event tylko dla pracowników czy może także dla ich partnerów i dzieci? Odpowiedź jest łatwiejsza, niż mogłoby się wydawać.

To jasne, że event z dziećmi i event dla samych pracowników to dwa zupełnie inne wydarzenia. Dlatego nie dziwi nas, że to pytanie wraca. Bo każde z tych wydarzeń służyć będzie innym celom i inny wywrze wpływ na pracę firmy.

Planowanie dobrze więc rozpocząć od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:

  1. Jaki jest podstawowy powód, dla którego organizuję wydarzenie?
  2. Czy istnieje aktualna, dodatkowa potrzeba, na którą miałby odpowiedzieć event?
  3. Czy jest dokument, który określa sposób budowania relacji wewnętrznych i zewnętrznych, na którym mogę się oprzeć?
  4. Jakim budżetem dysponuję na organizację wydarzenia?
  5. Czy istnieje określona data, kiedy event musi się odbyć?

Jaki jest podstawowy powód, dla którego organizuję wydarzenie?

Czego chcę? Nagrodzić pracowników? Podsumować określony czas? Wyznaczyć cele na najbliższy okres? Zintegrować nowe zespoły lub pobudzić istniejące do głębszej współpracy? Przedstawić nowy produkt, który za chwilę moi pracownicy będą wprowadzać na rynek?

Odpowiedzi na te pytania w pierwszej kolejności będą decydować o tym, kto będzie uczestnikiem eventu. Bo mogę uznać, że nagrodzę pracowników za zaangażowanie przy kończącym się projekcie, a jednocześnie uznam, że dodatkową nagrodą będzie sam fakt, że uroczyste podziękowania zobaczą na żywo jego najbliżsi. Bo mogę zdecydować, że zespół potrzebuje oddechu i dlatego zamiast intensywnego teambuildingu zaproponuję chilloutowe spotkanie z rodzinami.

A być może przede mną coroczne wydarzenie o ustalonej formule i pytania o obecność partnerów i dzieci w ogóle nie trzeba sobie zadawać.

Czy istnieje aktualna, dodatkowa potrzeba, na którą miałby odpowiedzieć event?

Zbliżająca się transformacja wewnątrz firmy. Rosnąca rotacja pracowników. Zatrudnienie grupy nowych pracowników, która stanowi znaczący procent wszystkich zatrudnionych. Sygnały od menedżerów dotyczące np. wypalenia zawodowego czy rosnącej frustracji. Przejęcie firmy (i pracowników) przez nowy podmiot. Znaczący sukces.

Zadaniem zarządzających firmą jest reagować na bieżące potrzeby. Jeżeli zostaną one zidentyfikowane, pozostaje dobór odpowiednich narzędzi. Jedna z błyskawicznie rozwijających się korporacji, z którą współpracujemy, przed corocznym wydarzeniem dla menedżerów spostrzegła dodatkową potrzebę organizacji pobocznego wydarzenia dla pracowników działów HR. Dzięki kalendarzowemu połączeniu tych wydarzeń możliwa była organizacja szkolenia przy znaczących oszczędnościach. Podobnie firma z branży farmaceutycznej planując dorocznego, wrześniowego grilla postanowiła włączyć rodziny pracowników w wydarzenie, a wynikało to z aktualnych potrzeb.

Trzeba pamiętać, że obecność dzieci i partnerów na evencie w sposób naturalny przyciąga (czy jak kto woli – odciąga) uwagę pracowników. choćbyśmy zatrudnili najlepszych animatorów i wymyślili najlepsze atrakcje – trudno będzie w pełni skupić uwagę pracowników na tym, co dla nich przygotowaliśmy. Jeżeli już, to punktowo, na określony czas. A i tak nie w takim stopniu, jak na evencie zamkniętym dla pracowników

Czy jest dokument, który określa sposób budowania relacji wewnętrznych i zewnętrznych, na którym mogę się oprzeć?

Jeżeli firma opracowała i wdraża strategię employer branding, wystarczy do niej sięgnąć. To ona definiuje podstawowe założenia budowania relacji z pracownikami.

Firma może wspierać work-life balance swoich pracowników (45% studentów wybierających dziś pracodawcę wskazuje to jako jeden z 3 najważniejszych czynników decydujących o wyborze pracodawcy*), czerpać ze świadomości, że efektywność pracownika wynika nie tylko z relacji wewnątrz firmy, ale także prywatnych. Korzystać z faktu, że partner wspierający pracownika w jego dążeniach zawodowych będzie porównywalną motywacją do zaangażowanego szefa. I wówczas postawić na event z partnerami i pracownikami.

Firma może też potrzebować dodatkowej energii wewnątrz istniejących zespołów. Podsumowania sukcesów i podziękowania za ciężką pracę i zaangażowanie. Stworzenia warunków do spontanicznego nawiązania relacji wolnego od presji czasu i obowiązków. A to wszystko może prowadzić do rosnącej lojalności względem pracodawcy i lepszej jakości współpracy w zespołach.

Jakim budżetem dysponuję na organizację wydarzenia?

Event z dziećmi będzie kosztował więcej. Wzrosną koszty cateringu, dodatkowych atrakcji oraz częściowo koszty infrastruktury.

Więcej osób to więcej posiłków do przygotowania, więc kuchnia musi być gotowa na podwójne zamówienie dla dorosłych i dodatkowe potrawy dla dzieci.

Jeżeli zapraszamy dzieci, wówczas zorganizujemy dla nich atrakcje. Choćby był to jeden animator z podręcznym wyposażeniem, trzeba będzie mu zapłacić.

Kto chce zabezpieczyć się przed deszczem, na czas pikniku postawi namiot. Dla pracowników z partnerami i dziećmi, zwyczajnie będzie potrzebny większy. Podobnie jak więcej zapewnimy ławostołów i toalet, czy nawet pakietów startowych z okolicznościowymi koszulkami.

Można oczywiście zastosować inne podejście – i tak skonstruować scenariusz eventu, by zmieścić się w pierwotnie planowanym budżecie. Zastąpienie topowej gwiazdy zespołem coverowym pozwoliło znaleźć pieniądze na atrakcje dla dzieci – i wszyscy byli zadowoleni.

Czy istnieje określona data, kiedy event musi się odbyć?

Niekiedy sama data organizacji wymusi na nas określone działania.

Jeżeli event ma odbyć się w tygodniu, w godzinach pracy – wówczas zapraszamy na niego tylko pracowników. Dzieci są w przedszkolu/szkole, partnerzy w domach z dziećmi lub w pracy.

Jeżeli w piątek po południu lub w sobotę – furtka do zaproszenia dzieci i partnerów otwiera się.

Żeby nie rozbijać weekendu, lepszy będzie event w sobotę przedpołudniem – i wówczas tym bardziej z dziećmi i partnerami, niż w sobotę popołudniu i wieczorem, kiedy o obecność dzieci i partnerów już trudniej, a weekend jest rozbity niemal dokładnie w połowie.

Piątkowe popołudnie i wieczór to kontrowersyjny termin. Nieprzypadkowo duże eventy organizowane są we wtorki, środy i czwartki. W piątek o 16.00 pracownik chce wyłączyć komputer i wrócić do domu. Zatrzymanie go do wieczora, lub nawet dłużej, generuje wyzwania, jak choćby zapewnienie noclegu. Dla większości pracowników, którzy dojeżdżają do firmy dłużej niż godzinę, pozostanie dłużej w piątek lub obecność na evencie w sobotę będzie stanowiło większy kłopot niż radość.

To łatwiejsze, niż można byłoby się spodziewać

Event z dziećmi i partnerami oraz event dla samych pracowników odpowiedzą na inne potrzeby i spełnią inne cele. O wątpliwości niełatwo. Doświadczona agencja skutecznie podpowie, które rozwiązanie w danym momencie sprawdzi się najlepiej.

 

* według raportu Poland’s Most Attractive Employers 2017 opracowanego na podstawie > 27.000 ankiet przez Universum w 2017 roku.