Może poruszać emocje lub nudzić bez granic. Dawać energię do dalszego działania lub zabierać jej resztki. Spędzać sen z powiek albo napędzać do generowania coraz to lepszych rozwiązań. Ma prowadzić do określonych celów.

Bazując na blisko 10 latach doświadczeń w organizowaniu wydarzeń, setkach rozmów z klientami i podobnej liczbie analiz – wyselekcjonowaliśmy 6 celów, które pojawią się z dużym prawdopodobieństwem przy większości konferencji. Oto one:

  • konkretne, oczekiwane efekty (zakupy/lojalność/integracja/nastawienia/wiedza/…)
  • szeroko rozumiana satysfakcja i zadowolenie uczestników
  • sprawienie oczekiwanego wrażenia (innowacyjność/energia/współpraca/rozwój/…)
  • pozytywny odbiór przełożonych
  • zwycięstwo w porównaniu (vel rynek/branża)
  • rozgłos i „dobry szum” wokół zdarzenia/produktu/tematu

Masz podobne?
A wiesz, dlaczego Twoja konferencja je osiągnie?

1. Będzie łatwa w obsłudze

Uczestnik nie chce mieć wątpliwości: „co?”, „gdzie?”, „jak?” ani „dlaczego?”. Wchodząc do hotelu wie, gdzie się rejestrować i z łatwością trafia na lunch i konferencję. Ma poczucie kontroli. Albo wie gdzie iść, albo jest tam w widoczny sposób kierowany. W pakiecie startowym otrzymuje informację, gdzie ma udać się na kolejne części oraz znajduje ramowy plan wydarzenia (nawet jeśli otrzymał go wcześniej lub widział na stronie internetowej). W pokoju czeka na niego list powitalny. Jest świadom, czego oczekuje się od niego i jaki jest cel spotkania.

2. Da uczestnikom spójną, wartościową treść

Bez wartościowego „wsadu” może i ludzie zapamiętają efekt wow/show/sposób prezentacji, ale nie będą umieli z nikim i z niczym tych wrażeń połączyć. To jak pamiętać wybitną reklamę, ale nie mieć pojęcia, czego dotyczyła. Może i fajnie zrobiona, tylko trochę szkoda kasy. Zastanów się, jak wzmocnić przekaz. Co dołożysz do prezentacji wyników grupy, aby wpłynąć na wielkość zamówień w kolejnym kwartale? Jak przeprowadzisz panel dyskusyjny, aby pokazać uczestnikom spotkania możliwości wpływu?

3. Będzie adekwatna

To, co sprawdzi się u kluczowych klientów, nie zadziała u przedstawicieli handlowych. Zacznij od kolorów i sposobu prezentacji, przez gifty i stroje obsługi, a na wystroju kończąc. Jesteś w grupie podobnej do uczestników? Świetnie – zastanów się, czy opracowany plan dobrze na tobie „leży”. Nie jesteś? Znajdź kogoś, kto jest i pozwoli zrobić tą specyficzną „przymiarkę”.

4. Ucieszy oko, będzie spójna

Nie ograniczaj brandingu do flagi przed hotelem czy motywu przewodniego landing page. Żongluj elementami, stwórz długą listę i proponuj, dobieraj. Naklejaj, produkuj, składaj, wycinaj, montuj i ustawiaj. W pokojach, na stołach, w holu, windach, na parkingu, schodach i na recepcji. Tematycznie i graficznie spójne z marką i wydarzeniem. Stwórz materiał foto i wideo, które nie tylko nadadzą się do mediów czy dla uczestników, ale też będą przypominały ci, jakie to było WOW.

5. Wzbudzi emocje
Emocje to twój sprzymierzeniec. Budują wspomnienia i zapadają w pamięć. Korzystaj z zaskoczenia/docenienia/efektu wow, dawaj wybór i poczucie wpływu. Odnoś się do wartości i ludzkich tęsknot (większość ludzi chce być potrzebna, stanowić części większej całości, być wyjątkowa i niepowtarzalna). Jakie wartości reprezentują uczestnicy konferencji? Co ich łączy?

6. Wielokrotnie zmieni tempo

Ile można siedzieć i patrzyć w skupieniu w ekran (choćby nie wiem jak nowoczesny)? Chwilowo odwracaj uwagę na różne sposoby, uderzaj w różne emocje, skorzystaj ze zmysłów. Po to, by uzyskać maksymalne skupienie w kluczowych momentach. Intryguj i drażnij zmysły – dekoracjami, dźwiękami, obrazami. Wzbogacaj merytorykę sztuką, fanem, odczuwaniem.

7. Zaskoczy uczestników

Zostaw sobie w rękawie kilka tajemnic i niespodzianek. Ujawniaj je stopniowo, zgodnie ze skrupulatnie zaplanowanym harmonogramem. Utrzymuj napięcie, zaskakuj. Pozostaw sobie jedną tajemnicę, którą ujawnisz dopiero po zakończeniu konferencji.

8. Zrealizuje prywatne interesy

Ktoś lubi dobrze zjeść, a ktoś chciałby dużo czasu spędzać z rodziną. Wszyscy mamy nasze osobiste, prywatne interesy. Czego chcą twoi goście? Opowiadać o tym, że spotkali Sławomira, a może jak rozmawiali z Henrykiem Sawką? Że przy ich stole siedzieli muzycy z Audiofeels, czy jak grali w piłkę ręczną z Karolem Bieleckim? Większą frajdą będzie dla nich kameralny koncert Samokhin Band, czy wspólne wychodzenie z pokojów zagadek?

9. Zaangażuje

Gdyby nie chodziło o zaangażowanie i obecność, to równie dobrze moglibyśmy zorganizować konferencję bez uczestników ze streamingiem live do internetu. Mając ludzi na miejscu, możesz wykorzystać szereg narzędzi by na nich wpłynąć. Znasz pewnie systemy do głosowania, czy korzystanie ze smartfonów jak z mikrofonów. Angażuj do dyskusji, warsztatów, współtworzenia wizji. Składanie zaproszenia z puzzli (czy to standardowych czy w ramach przygotowanej aplikacji) może okazać się czymś nowym i ciekawym.

10 Potraktuje indywidualnie (przed / w trakcie / po)

Czujesz, że musisz skorzystać z masowego rozwiązania? Zadbaj o jakikolwiek indywidualny wymiar. Bez względu na to, czy organizujesz konferencję dla 40, czy dla 2000 osób. Przy większych ilościach indywidualne podejście będzie bardziej systemowe, przy mniejszych – niekoniecznie. Komponuj indywidualne maile, dawaj możliwość wyboru, personalizuj prezenty i listy, doceniaj i uznawaj ważność.

Dlaczego „Włącz show”?

Organizujemy wydarzenia dla biznesu od 2008 roku. Kluczowa jest dla nas odpowiedź na pytanie: czy to o taki efekt chodziło? Zastanawiamy się, czy rozwiązania, które proponujemy są adekwatne, zaskakujące, angażujące i czy zmieniają tempo. Czy zadbaliśmy o to, by konferencja była łatwa w obsłudze, a uczestnicy czuli się indywidualnie traktowani. Czy będzie cieszyła oko nasze, gości i organizatora. Czy wreszcie – jest spójna z merytorycznym przekazem spotkania.

„Włącz show” to pomysł na pewną ramę dla wydarzenia. Przy jej wykorzystaniu kluczem staje się zapewnienie adekwatności i indywidualnego podejścia – resztę wymusza formuła. Zaskakujące zwroty akcji, włączenie produktów w scenariusze kolejnych zdarzeń, wykorzystanie elementów działających na różne zmysły, silny ładunek emocjonalny i sztuka w niecodziennym wydaniu to tylko niektóre z możliwości, które daje koncepcja.