Tylko w tym roku wystartowaliśmy w kilkudziesięciu postępowaniach ofertowych i przetargach na organizację eventów. Są wśród nich takie, które wygraliśmy, te jeszcze nie zakończone i takie, które przegraliśmy. Czy tylko mi najtrudniej jest pogodzić się z tymi „nigdy nie rozstrzygniętymi”? Gdzie nie mogę się dodzwonić, a na maila nie ma odpowiedzi. Gdzie mam wrażenie, jakby moja praca w czyjejś ocenie nie zasługiwała nawet na kilka słów informacji zwrotnej. A gdyby tak zapytać przewrotnie… Dlaczego nas to boli, a potem robimy to samo naszym podwykonawcom?

Z wdzięcznością czytam maile lub odbieram telefony, z których dowiaduję się, co zaważyło na wyborze innego oferenta. To daje mi możliwość rozwoju i akceptacji przegranej. Drodzy klienci – staramy się. Przygotowujemy materiały, wyceniamy, szukamy najefektywniejszych rozwiązań, które odpowiedzą na to, jak zrozumieliśmy wasze potrzeby i oczekiwania. To nasza praca i chcemy wykonać ją dobrze. Chcemy, żebyście nas wybrali. Będziemy pracować coraz lepiej, jeśli dacie nam szansę. Ale nie o tym…

Milczenie nie zawsze jest złotem

Do podwykonawców, z którymi o tym rozmawiam – informacja zwrotna trafia sporadycznie. Przynajmniej w przypadku decyzji odmownej. Jeśli już trafia – to przeważnie wiedzą tylko, że „nie weszło” albo „nie tym razem”. Szczerze nie bawi mnie zmienianie podwykonawców co chwilę i zastanawianie się, czym jeszcze zaskoczy mnie ten nowy. Chcemy budować otoczenie współpracy i pozwalać firmom, które z nami pracują się rozwijać? Dawajmy im wiedzę. Odwołujmy rezerwacje. Rozmawiajmy o przyczynach sukcesów i porażek. Szukajmy sposobów, by uczynić z pierwszych zasadę, a drugich uczmy się unikać.

Kasy brak

Nie raz słyszałam o zatorach płatniczych – w zasadzie odstępstwem od normy wydaje się płatność w terminie. Co gorsza, za spóźnieniem płatności nie idzie żadna informacja (słowo klucz!). Uważam, że pogarsza to naszą sytuację. Przy niewypracowanych kontaktach – trudniej o utrzymanie rezerwacji ponad standardowy czas (a negocjacje z klientem często trwają dłużej niż 7 czy 14 dni od jej założenia), o lepsze warunki płatności czy większe zaangażowanie na etapie tworzenia oferty. To się zdarza – klienci płacą przy dobrym wietrze w terminie 14 dni, a przy gorszym: 60. Czasami jest zbyt późno na zaliczkę lub z innych względów takiej nie otrzymujemy. Większość (tym bardziej sprawdzonych) podwykonawców to ludzie. Zrozumieją.

Im więcej, tym gorzej

Kiedy omyłkowo klient wysyła maila z zapytaniem ofertowym w taki sposób, że widzę pozostałych 25 adresatów, to znacząco spada mi motywacja. Mam 1/24 szanse. Poświęcę kilka do kilkudziesięciu godzin pracy swojej lub kolegów z firmy, zaangażuję grafika i programistę, kilku dostawców i przygotuję slajdy po to, by mieć 4% szans na spotkanie. Trudno mi uwierzyć, że kiedy ktoś czyta 25 ofert (w tym moją) to szanse na racjonalną i merytoryczną ocenę nie maleją. Przecież można się przy takiej ilości materiału szczerze zgubić. To samo dzieje się od nas „w dół”. Pytanie 25 wykonawców o wycenę nagłośnienia czy scenografii według naszego pomysłu to marnotrawstwo czasu naszego oraz ich. Te zasoby mogą być wykorzystywane inaczej.

Kasa to nie wszystko

Dyskutując wyłącznie o cenie łatwo o impas. Ty nie chcesz drożej, a ktoś nie chce taniej (zakładamy, że kupujesz). Szukajmy różnych parametrów wokół czasu, jakości, warunków płatności, pakietu działań czy usług dodatkowych. To często też finalnie oznacza cenę (ograniczenie kosztów transportu, montażu, czasu poświęconego projektowi).

Nie rób drugiemu…
Identyfikując nasze dylematy dotyczące współpracy z klientami, możemy z łatwością odnieść się do współpracy z podwykonawcami. Tutaj pojawią się odpowiedzi, co możemy zrobić (budujące relację z wykonawcami) albo dlaczego czegoś zrobić nie chcemy (budujące relację z klientem). Tak, czy inaczej – win win.

Gdyby standardem stało się…:

  1. wracanie z informacją o wyniku postępowania oraz o powodach decyzji naszych lub klienta,
  2. zwalnianie rezerwacji i płatność w terminie (lub uprzedzanie o przyczynach opóźnień i ich wymiarze),
  3. tworzenie ofert w oparciu o dwie – trzy firmy podwykonawcze dla danego zakresu (a nie szukanie kilkudziesięciu)
  4. szukanie szeroko rozwiązań, które są możliwe dla obu stron i umożliwią współpracę.

… wierzę, że relacja na linii agencja eventowa – podwykonawca osiągnęłaby realne, wymierne korzyści. A i o ile milej mogłoby się od razu zrobić. Pewnie z początku byłoby to mało naturalne i trudne (mam jednak przeczucie graniczące z pewnością, że większość osób to doceni).

Najważniejsza z mojej perspektywy jest informacja zwrotna: udzielanie jej pozwoli tym zaangażowanym podwykonawcom rozwijać się i dawać nam, agencjom, coraz lepsze zasoby. A ci niezaangażowani… pewnie nawet o nią nie zapytają. Drodzy event managerowie – wiele tutaj… w waszych rękach 🙂